10 tips for gode møter

Rekk opp hånda dersom du har deltatt på et møte du tenker har vært bortkastet…

Vi har kastet bort altfor mange timer i dårlige møter. Agenda har sklidd ut, lite inspirerende møter, møter som kunne vært unngått ved å sende en epost eller ta en diskusjon på Teams i stedet.

Misforstå meg rett, møter er en god arbeidsform. Vi samles for å diskutere, for å ta en felles beslutning, for å jobbe sammen.

Hva gjør et møte godt?

Jeg tenker dette handler mest om den som inviterer til møtet. Jeg opplever at mange møter inviteres til på ren autopilot. Da kan det fort bli et dårligere møte. Og takker du nei til noen møter? Dersom du takker ja, så er du der for å gjøre et aktivt bidrag.

Fersk forskning viser at de beste møtene kan være de uplanlagte.

Det er møtene som oppstår spontant fordi noen har behov for det som gir størst verdi i følge Sintef. I studien svarte 90 prosent at det meste av tiden i uplanlagte møter var nyttig. Hele 50 prosent mente at en tredel eller mer av tiden i de planlagte møtene var bortkastet. Når man møtes nesten fire timer daglig i planlagte møter blir det mange bortkastede timer.

Et godt møte handler om god møteledelse.

Jeg tror det viktigste du kan gjøre som møteleder er være 100% tilstede, mentalt. Det skal ikke spille noen rolle om deltagere er fysisk eller digitalt dersom du har en hybrid møte. Du har ansvaret for å sette gode rammer, definere tydelige forventinger og etablere noen gode samspillsregler.

Vigdis 10 møtetips

Ha et tydelig formål med møtet.
Velg møtedeltagere bevisst.
Send ut evt. forarbeid i god tid, helst 1 uke før, så alle får forberedt seg.
Definer gode samspillsregler ved behov. Eks. ved oppstartsmøter av et prosjekt.
Hold deg til agenda og rammer for møtet. Bruk P-plass for nye tema som dukker opp.
Start og slutt til avtalt tid. Bruk tidsangivelser pr. punkt. Bli enige om det er slingringsmonn eller ikke.
Bruk IGP format for inkludere alle. (Individuelt, Gruppe og Plenum).
Vær en engasjerende og inspirerende møteleder ved å lytte godt, stille gode spørsmål, involvere og skape trygghet gjennom hele møtet.
Noter underveis og del oppsummering fra møtet FØR dere avslutter slik at alle er enige om formuleringer, aksjonspunkter og ansvar.
Følg opp i etterkant.

Hva gjør et hybrid møte godt?

Hybride tilleggstips:

Avklar om møtets innhold egner seg for hybrid møteform.
Bruk lokaler / rom som er tilrettelagt for hybride møter.
Test ut infrastruktur i forkant før møtet, kapasitet, lyd, lys og bilde er med høy kvalitet.
La den som sitter hybrid lede møtet. Det sikrer at de som ikke er fysisk tilstede blir inkludert.
Lag noen enkle spilleregler og unngå at noen «henger på veggen».
Alle bør logge på Teams/Zoom fra hver sin pc slik at dere ser hverandres ansikter. De som sitter på kontoret deler felles lydkilde, resten muter.

Behøver du egentlig et møte?

Kan du bruke Teams eller Slack i stedet? Jobbe asynkront som det heter. En slik møteform kan erstatte et informasjonsmøte. Og kan du gjøre møtene kortere? 45 minutters møter i stedet for en time så deltagere får en pause før neste møte?

Det viktigste er at de som deltar i møtet forlater møtet med mer energi, eller mer kompetanse, innsikt eller tydelighet, enn når de kom inn i møtet. Jeg gleder meg til et møte med deg fremover nå.

Lag ditt neste møte til et ekstra godt møte!